Was ist Formularverarbeitung?

Die Formularverarbeitung ist der Vorgang, Daten von Papierdokumenten zu erfassen. Die Formularverarbeitung kann entweder manuell, durch das Abtippen von Informationen, oder automatisch (mit einer Software, die automatisch Daten erfasst) verarbeitet und in ein Ziel- oder Warenwirtschaftsystem eingegeben werden.

Wie weiss ich, ob mein Unternehmen eine automatisierte Formularverarbeitungslösung braucht?

Wenn Ihr Unternehmen Daten aus hunderten oder gar tausenden von Papierdokumenten erfassen muss. Oder wenn Sie sich auf die manuelle Datenerfassung verlassen, um die Daten in Ihr Zielsystem zu übermitteln. Wenn Ihr Unternehmen wichtige Personalressourcen für die manuelle Datenerfassung aufwendet - dann brauchen Sie jetzt eine automatisierte Lösung.

Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten kann beachtliche Kosten für Ihr Unternehmen bedeuten. Die aufwändige Lagerung und Suche nach Dokumenten, Kosten wegen Arbeitsrückständen oder Eingabefehler verteuern die Verarbeitung Ihrer Dokumente erheblich.

Viele Unternehmen sparen jährlich riesige Geldsummen ein, indem sie auf eine automatisierte Verarbeitungslösung, wie z.B. OCR for AnyDoc®, wechseln.

Was ist der Unterschied zwischen “strukturierten”, “semi-strukturierten” und “unstrukturierten” Dokumenten?

Die klassische Formularverarbeitungstechnologie behandelt strukturierte Dokumente, wie z.B. Bestellungen, Arbeitsnachweise oder Befragungen. Diese haben eine einheitliche Gestaltung und die Daten sind bei jedem Dokument gleich angeordnet. Bei Bestellungen sind beispielsweise der Kundenname, das Datum und die Bestellnummer immer am gleichen Ort im Dokument zu finden.

Semi-strukturierte Dokumente hingegen sind Dokumente, wie Rechnungen, die von unterschiedlichen Anbietern im Unternehmen eingehen. Semi-strukturierte Formulare enthalten zwar die gleichen Informationen (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Totalbetrag etc.), jedoch kann die Anordnung je nach Anbieter sehr unterschiedlich sein. Beispielsweise ist auf einer Rechnung die Rechnungsnummer in der oberen rechten Ecke der Seite platziert, während auf einer anderen Rechnung die Rechnungsnummer möglicherweise in der Mitte des Dokumentes zu finden ist. Softwareprodukte, welche solche semi-strukturierten Dokumente verarbeiten, müssen in der Lage sein die gewünschte Information zu lokalisieren ungeachtet dessen, wo sich diese auf dem Dokument befindet.

Im Vergleich dazu haben unstrukturierte Dokumente kein konsistentes Format, Aussehen oder den gleichen Zweck. Briefe oder Direktwerbung sind gute Beispiele für unstrukturierte Geschäftsunterlagen.

OCR for AnyDoc® benutzt verschiedne Werkzeuge um alle drei Dokumententypen automatisch und ohne manuelles Zutun verarbeiten zu können. OCR for AnyDoc® benutzt Schlüsselwörter, Filter und andere bewährte Methoden um Informationen unabhängig ihrer Platzierung auf dem Dokument zu erfassen.

Werden strukturierte und unstrukturierte Dokumente unterschiedlich verarbeitet?

Ja. Da die Anordnung bei strukturierten Dokumenten konsistent ist, werden Vorlagen erstellt, welche dem Dokument Zonen zuordnet in denen die Information jedes Mal zu finden sind und definiert anschliessend die Art von Informationen dieser Zonen.

Die Anordnung der Informationen in semi- und unstrukturierten Dokumenten, wie z.B. Kreditorenbelege oder Antragsformulare, ist inkonsistent und bedarf deshalb einer flexibleren Lösung als die der Vorlagenerstellung.

Lernfähiges System als Mischform

Als Beispiel dient die Bestellnummer. Die Software durchsucht das Dokument nach Schlüsselwörtern und logischen Verknüpfungen wie z.B. „Bestell. Nr.“, „Best. #” und weiteren Variationen des Ausdrucks. Sobald sie die Information gefunden und erhoben hat, merkt sich das System die Position und Umgebung sowie weitere Hilfsinformationen um beim nächsten Eintreffen einer Rechnung desselben Anbieters eine schnellere Verarbeitung zu ermöglichen. Dank der ausgereiften FreiForm-Technologie AnyApp™, wird der Lernmodus nur noch in speziellen Fällen eingesetzt.

Warum ist OCR for AnyDoc® eine überzeugende Lösung?

Schon seit über 10 Jahren wird OCR for AnyDoc® als Industriestandard für grossangelegte Dokumentenerfassung gehandelt. Es bietet Spitzentechnologie für die korrekte Zeichenerkennung, wobei die Erkennungsrate oftmals 99% überschreitet.

Mit der robusten OCR Technologie werden Bildoptimierung und Zeichenwiederherstellung automatisch vor der Datenübermittlung ausgeführt. Störeinflüsse wie Linien, Muster oder Hintergrundrauschen werden entfernt. Dies führt zu einer saubereren Datenerhebung und wiederum zu weniger manuellen Eingriffen zur Überprüfung oder Korrektur zweifelhafter Zeichen.

Technisch ausgereifte Funktionen und die Leistungsstärke unserer Software werden durch die Einfachheit ihrer Bedienung ergänzt - mit Wizard-Applikationen ist das Konfigurieren und Einrichten leicht gemacht. OCR for AnyDoc® wurde bereits zum Produkt des Jahres gewählt und bekam mehrfach Redaktionspreise von Fachzeitschriften der Industrie verliehen.

Für welche Firmengrösse ist OCR for AnyDoc® Software vorgesehen?

OCR for AnyDoc® ist eine vielseitige Lösung, die sich den unterschiedlichsten Bedürfnissen im Bereich der Dokumentenverarbeitung anpassen kann. Für ein grosses Unternehmen kann die Software leicht erweitert werden, um tausende Formulare, Rechnungen und Dokumente am Tag zu verarbeiten.

AnyDoc® Software bietet mit den unlimitierten und volumenabhängigen Preismodellen für jedes Unternehmen eine erschwingliche Lösung – auch bei einer grossen Anzahl täglich verarbeiter Dokumente.

Welche Scanner können mit OCR for AnyDoc® verwendet werden?

AnyDoc® Software hat Partnerschaften mit den führenden Scannerherstellern aufgebaut, wie z.B. mit Böwe Bell + Howell, Canon USA, Fujitsu, IBM, Kodak, Panasonic und Ricoh. Die Zusammenarbeit garantiert einerseits die volle Kompatibilität der Geräte mit OCR for AnyDoc® und andererseits die qualitativ besten Resultate.

Zudem verpflichtet sich AnyDoc® Software offenen Standards um eine einfache Vernetzung von Soft- und Hardware zu ermöglichen. Wir sind die ersten Anbieter von Dokumentenverarbeitsungssoftware die Mitglied der TWAIN-Arbeitsgruppe, einer non-profit Organisation der Bildverarbeitungsindustrie die sich standardbasierten Initiativen verschrieben hat, ist. AnyDoc® CAPTUREit™ ist jetzt mit einem TWAIN Scanner-Interface erhältlich, um die Kompatibilität mit allen gängigen Scannern zu garantieren – ohne die Anschaffung weiterer Soft- oder Hardware.

Wie ist die Rendite von OCR for AnyDoc®?

OCR for AnyDoc® bietet eine verbesserte Produktivität am Arbeitsplatz, schnellere Verarbeitung von Dokumenten, eine geringere Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Dateneingabe und allgemein tiefere Arbeitskosten. Die meisten OCR for AnyDoc®-Kunden können innerhalb des ersten Jahres eine Kapitalrendite verzeichnen.

Welche weiteren Lösungen bietet AnyDoc® Software an?

AnyDoc® Software bietet eine breite Palette an Lösungen für die Datenerfassung, Datenverarbeitung und das Dokumenten-Management an. OCR for AnyDoc® wird durch verschiedene zusätzliche Lösungen für die elektronische Dokumentenspeicherung, -verwaltung und Fernzugriffe ergänzt. Eine Datenbrücke ermöglicht die Übertragung von OCR for AnyDoc®  erfassten Daten an jede ODBC-fähige Datenbank - ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

Klicken Sie hier für einen Überblick über das komplette Angebot an automatisierten Lösungen von AnyDoc® Software.

Wer sind die Kunden von AnyDoc® Software?

Unsere Kunden sind führende Betriebe wie z.B. LeasePlan, HG Commerciale, EKZ, Bühler AG, Zürcher Kantonalbank, Soudronig AG, MS200, Die Deutsche Post, Die Schweizerische Post, U.S. Airways, Circuit City, Procter & Gamble, die Behörde für Bevölkerungsstatistik der USA, BlueCross BlueShield und viele mehr…

Wie werden die Produkte verkauft und unterstützt?

Die Produkte von AnyDoc® Software sind über erlesene Absatzkanäle erhältlich. Bitte wenden Sie sich an uns, um den für Sie geeigneten AnyDoc® Partner zu finden.

Unser Unternehmen unterhält Partnerschaften mit vielen der weltweit besten Integratoren und Wiederverkäufern.