Die Problemstellung:  Ausnahmebehandlungen

Auch Unternehmen mit automatisierter Dokumentenverarbeitung erhalten von Zeit zu Zeit unbekannte Dokumente, welche eine Ausnahmebehandlung bedürfen. Dies kann zu Schwierigkeiten führen da die automatische Verarbeitung nicht mehr gewährleistet ist.

Viele automatisierte Lösungen sind für die Verarbeitung eines wiederkehrenden Dokumententyps vorgesehen und nicht für die Verarbeitung von seltenen Erscheinungen. Entsprechend müssen Unternehmen wieder auf eine eher manuelle Verarbeitungsmethode zurückgreifen, wie z.B. die Key-from-Image-Methode, um die Daten zu extrahieren.

Folgendes trägt zur Problematik der Ausnahmebehandlung bei:

• Kosten: Die Verarbeitung von Ausnahmedokumenten mit der Key-from-Frame-Methode ist nur geringfügig (ca. 10%) effizienter als die manuelle Datenerfassung. Bei grossen Volumen an Ausnahmefällen können Unternehmen wieder viel von der durch die Automatisation der Datenerfassung gewonnen Produktivität verlieren. Ein solcher Produktivitätsverlust trägt wiederum zur erneuten Verteuerung der Dokumentenverarbeitung bei.

• Die Schwierigkeit festzustellen, welche Informationen für die Verarbeitung benötigt werden: Die fehlenden Hintergrundinformationen eines eingehenden Ausnahmedokuments ist ein weiterer Grund dafür, dass dessen Verarbeitung langsam und kostenintensiv wird. Oftmals muss mühsam nachgeforscht werden, um die benötigten Angaben zu finden oder das Dokument wird von einer Abteilung zur nächsten gereicht.

Eine effiziente Verarbeitung von Ausnahmefällen sollte folgende Vorteile beinhalten:

• Automatische Verarbeitung: Mit einer erweiterten Lösung der Dokumenten- und Datenerhebung ist die Key-from-Frame-Methode nur für die erstmalige Erfassung eines Ausnahmedokuments notwendig. Während der Benutzer die Daten erfasst (mit der Einfachheit eines Maus-Klicks) werden fliegend Profile zur zukünftigen Referenz erstellt, um manuelle Interaktionen auf ein Minimum zu reduzieren. In einigen Fällen ist es sogar möglich, das gesamte Ausnahmedokument ab der nächsten Verarbeitung vollautomatisch zu erfassen. Von nun an steigt Ihre Produktivität wieder an und Ihre Kosten sinken.

• Datenbanktabellen-Vergleiche mit sofortigem Zugriff auf Informationen: Mit der Konfigurierung der Datenerfassungslösung können Sie sicherstellen, dass die erfassten Daten mit Ihrem Dokumenten Management System abgeglichen werden. So können die erfassten Informationen des Ausnahmedokuments automatisch bestätigt und validiert werden. Ihre Lösung sollte automatisch Datenelemente abrufen oder eintragen können, wie z.B. eine Anbieter-ID, die auf dem Dokument fehlt. So wird die manuelle Nachrecherche überflüssig.
  

AnyDoc Software hat die Produkte und Lösungen um dieser Problemstellungen bei der Verarbeitung von Ausnahmedokumenten in Ihrem Unternehmen zu eliminieren.