Die Problemstellung: Erhöhter Arbeitsaufwand

Erfolg kann zweischneidig sein. Wenn Ihr Unternehmen mehr Kunden erreicht und den Gewinn erhöht, müssen Sie auch grössere Einrichtungen finanzieren und mehr Personal einstellen, um mithalten zu können. Dieser Prozess kann teuer und nervenaufreibend sein. Und was noch dazukommt: Sobald der Prozess abgeschlossen ist, steht die nächste Expandierung an.

Diese Schwierigkeiten bei der Expandierung können spezifische Prozesse Ihres Unternehmens betreffen, wie z.B. die Datenverarbeitung der zunehmenden Anzahl Dokumente, die in Ihr Unternehmen eingehen.

Einige Gründe für diese Probleme:

• Zunahme an Dokumenten die verarbeitet werden müssen: Mit einem grösseren Volumen an Papierdokumenten und Formularen muss Ihr Unternehmen noch mehr Zeit und Ressourcen aufbringen, diese Daten manuell zu verarbeiten. Das bedeutet mehr Sortieren und mehr manuelle Dateneingaben.

• Kein Budget für zusätzliches Personal für die Dateneingabe: Ihr Unternehmen wird im Wachstum möglichst viele Kosten einsparen wollen. Vermutlich wird sich das auch auf das Budget ihrer Abteilung auswirken. Die zusätzlichen Kosten für die Verarbeitung der zusätzlichen Arbeitslast werden unter Umständen nicht bewilligt. Während also die Anzahl Dokumente zunimmt, tun das die Ressourcen für deren Verarbeitung möglicherweise nicht.

• Zunehmende Archivierungskosten: Während das Volumen an Dokumenten steigt, braucht Ihr Unternehmen auch mehr Platz um diese abzulegen. Gemäss Pricewaterhouse Coopers kostet es ein Unternehmen $20 an Arbeitskosten um ein Dokument abzulegen. Hinzu kommen noch die Kosten für die Lagerung der Dokumente. Die firmeninterne Archivierung wird zunehmend mehr Platz einnehmen. Und wenn Sie Ihre Unterlagen ausser haus aufbewahren, wird dies zu kontinuierlich steigenden Kosten führen.

• Zeitverlust durch Informationssuche: Während mehr und mehr Dokumente Ihrem ausgelagerten oder firmeninternen Archiv hinzukommen, wird zunehmend mehr Zeit dafür aufgewendet, benötigte Dokumente zu finden. Diese Entwicklung schmälert Ihre Produktivität.

• Verlorene Informationen: Während immer mehr Dokumente abgelegt und archiviert werden, wird das Risiko immer grösser, dass gewisse Dokumente verloren gehen. Und wenn das geschieht, kann es kostspielig werden. Pricewaterhouse Coopers berichtete, dass es ein Unternehmen $120 kostet um ein verlorenes oder falsch abgelegtes Dokument wieder zu finden.* Dies kann schnell Ihren Ertrag schmälern.

Eine automatisierte Dokumenten- und Datenerfassung kann diese Probleme beheben. Eine effiziente Lösungen sollte folgendes mitbringen:

• Dokumentenverarbeitung kontrollieren: Mit einer effektiven Dokumenten- und Datenerfassung können Sie mehr Dokumente verarbeiten als je zuvor und Sie erhalten präzise Daten in einem Bruchteil der Zeit. Dokumentenstapel, die früher für die Verarbeitung Tage in Anspruch nahmen, können in wenigen Stunden erledigt werden. Arbeitsrückstände werden auf ein Minimum reduziert. Manuelles Sortieren und Eingeben von Daten gehören der Vergangenheit an.

• Keine zusätzlichen Arbeitskräfte benötigen: Nicht nur werden Sie viel Zeit mit der Automatisierung einsparen, sondern auch Arbeitsstunden. Statt der Einstellung von zusätzlichen Arbeitskräften können Sie mehr Dokumente in kürzerer Zeit, mit weniger Personal verarbeiten. Somit können sich Ihre Mitarbeiter dringlicheren Aufgaben zuwenden.

• Den Bedarf für Dokumentenarchivierung drastisch reduzieren: Wenn Ihre Dokumente gescannt werden, werden digitale Kopien auf einem Zielsystem gespeichert bis Sie sie nicht mehr benötigen. Die digitale Kopie ist dem Original legal gleichgestellt, somit bedarf es keiner physischen Aufbewahrung des Papierdokumentes. Die Kosten für ausgelagerte Archive werden sinken und in Ihrem Unternehmen wird mehr Platz frei.

• Dokumente sofort finden: Ihre Angestellten können von ihren Computern aus auf die elektronische Datenbank der digitalen Kopien der Dokumente zugreifen. Es wird keine Zeit mehr verschwendet Ablagen zu durchstöbern oder ausgelagerte Archive aufzusuchen um Informationen zu finden.

• Übersicht über alle Dokumente behalten: Sobald die Dokumente in Ihr Unternehmen eingehen, werden sie gescannt, automatisch indexiert und in Ihr Zielsystem übermittelt – bevor sie verlegt oder verloren gehen können. Mit der Möglichkeit der dezentralen Erfassung können Zweigstellen weltweit ihre Dokumente scannen und sie für die automatische Datenverarbeitung in den Hauptsitz übermitteln. So werden Kosten und Risiken, die mit dem Postweg oder Faxen von Dokumenten einhergehen, eliminiert.

• Dokumentenabbilder automatisch optimieren: Sie wollen automatisch hunderte oder gar tausende Dokumente erfassen, die täglich in Ihr wachsendes Unternehmen eingehen – eine gute Lösung tut genau das. Automatische Dokumentenrotation und Bildoptimierungen ermöglichen die zeitgleiche Optimierung von gescannten Dokumenten. Anpassbare Geschäftsregeln erlauben es Ihnen genau festzulegen welche Daten erfasst werden sollen, wie diese zu prüfen sind und wie der Output formatiert sein soll.

• Wächst mit Ihrem Unternehmen: Entscheiden Sie sich vorsichtig für eine Lösung. Viele angebotene Lösungen sind limitierend und können sogar weitere finanzielle Einbussen mit sich bringen, da sie bei wachsender Dokumentenanzahl stetig umgearbeitet werden müssen. Ihr Unternehmen braucht eine anpassungsfähige Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Es sollte einfach sein, zusätzliche Stationen oder Anwendungen zuzulassen wenn Ihr Arbeitsvolumen dies erforderlich macht.

• Einsparungen ermöglichen: Mit der Einführung von automatisierten Dokumenten und Datenerfassungslösungen sparen viele Unternehmen weltweit mehrere hunderttausend Euro pro Jahr. Diese Einsparungen können nun eingesetzt werden, um das Unternehmen entscheidend weiterzuentwickeln.

Eine automatisierte Dokumenten- und Datenerfassung von AnyDoc Software kann es expandierenden Unternehmen ermöglichen, die Zunahme an einströmenden Dokumenten zu bewältigen und effizient zu verarbeiten - egal welche Dokumententypen es nun sind.

* Ed Hess, “Capture Images, Capture Savings,” Integrated Solutions Magazine, December 2002.