Die Probelemstellung: Hohe Kosten einer dezentralen Organisation

Die nationale oder globale Präsenz ist für viele Unternehmen zentral und bedarf oftmals ein landes- oder weltweites Zweigstellennetzwerk. Jedoch verursacht dies neue Problemstellungen: Die Verarbeitung von Dokumenten der Zweigstellen bedeutet für das Unternehmen exzessive Kosten und längere Verarbeitungszeiten.

Diese Faktoren unterstützen die Problementstehung:

• Die Übermittlung der Dokumente in den Hauptsitz: Zweigstellen sind oft nicht mit den Mitteln oder dem Personal ausgestattet, die eigenen Dokumente zu verarbeiten. Daher werden diese an eine zentrale Stelle, wie dem Hauptsitz, übermittelt. Diese Vorgehensweise kann jedoch sehr teuer und riskant sein. Viele Unternehmen geben riesige Summen für Kurierdienste für den Transport der Dokumente zwischen den Niederlassungen aus. Auch das Faxen der Dokumente ist teuer, langsam und ineffizient. Viel zu oft wird die Übertragung abgebrochen oder nur unvollständig ausgeführt, was die Arbeit verdoppelt – und ebenso die Kosten.

• Verspätete Verarbeitung der Daten von Zweigstellen: Durch den Zeitverlust für die Übermittlung an den Hauptsitz, werden Dokumente von Zweigstellen oft mit Verspätung bearbeitet. Bei Dokumenten bei denen die Verarbeitung zeitkritisch ist, wie z.B. Rechnungen, Kundenbestellungen, etc., können solche Verzögerungen finanzielle Einbussen für Ihr Unternehmen bedeuten.

Mit AnyDoc CAPTUREit™ können Sie diese Probleme lösen:

• Dezentrales Scannen: Zweigstellen, ob in der Nähe oder auf einem anderen Kontinent, können Dokumente lokal scannen und die Dokumente für die Weiterverarbeitung, via sicherer Internetverbindung mit 128 bit Verschlüsselung, an eine zentrale Stelle, z.B. an den Hauptsitz, übermitteln. Die Originaldokumente bleiben vor Ort. Ihre Zweigstellen müssen Dokumente nicht mehr per Email oder Fax übermitteln, Daten werden sicher befördert und Kurierkosten und Ferntarife für Faxübertragungen werden eliminiert.

• Zentralisierte Verarbeitung: Sobald ein Dokument empfangen wird, werden die enthaltenen Daten extrahiert, verarbeitet und für den Export in das Zielsystem formatiert. Rechnungen und andere zeitkritische Dokumente werden mit grösserer Priorität behandelt, damit Ihr Unternehmen von Skontorabatten profitieren kann. Und all dies kann noch am selben Tag des Eingangs des Dokuments bei Ihrer Zweigstelle geschehen